公司秘書的角色和職責

1、角色與職責?
身為公司的高級管理人員,公司師有一定的角色與職責 。即使公司秘書是公司而非個人,您和公司其他人員最終也可能須為您們的作為、不作為和決定負責。假如您的作為或不作為違背了您的角色與職責,您將有可能須支付按日計算的失責罰款及承擔其他後果。
2、提供意見及合規工作
公司秘書是董事的顧問,要經常提醒董事遵守適用法例及規例的要求,包括《公司條例》、《商業登記條例》和《稅務條例》。
3、行政管理及紀錄更新
公司秘書是行政管理人員,須妥善備存法例規定的簿冊和紀錄,並須經常更新簿冊和紀錄以確保資料準確。此等簿冊和紀錄包括會議紀錄冊、法定登記冊、法團印章和帳目簿冊。可能須要保留該等簿冊和紀錄達七年或以上。
4、備存及查閱紀錄?
公司秘書須將公司紀錄備存於香港的註冊辦事處或另一地點,但公司秘書必須向公司註冊處提交適當申報,以便公眾得知該地點所在。在辦公時間內,任何人均可在支付合理費用後,向公司秘書要求查閱成員、董事及秘書登記冊,並影印該等登記冊。
5、提交公司申報文件
公司秘書須定期向當局提交申報文件,包括周年申報表、有關董事和高級人員的資料、法定資本或繳足資本的增加、獲通過的普通決議案和特別決議案等,並須留意該申報文件的提交期限。
6、審核公司的帳目及報稅
公司秘書須提醒董事每年製備公司財務報表,交由核數師審核,並於周年股東大會通過。公司須就所有不論是在香港或外地經營的業務,將財務報表連同報稅表提交稅務局。
7、呈報資料,並審慎行事
公司秘書應知道公司須承擔的責任越來越多,包括呈報資料的責任,例如呈報有關打擊清洗黑錢及恐怖分子融資活動的資料。切勿因出任某公司的公司秘書,又或因借出地址予某公司,而無端捲入這些活動。
8、盡職審查
不論公司秘書是公司服務提供者或是個人,均應先作審慎的盡職審查,然後才出任公司秘書,承擔公司秘書的職責。公司秘書應知道公司所從事的業務,公司的股東和董事的身份及資料,並應持續取得這方面的最新資料。切勿隨便借出地址作為該公司的註冊辦事處或在未進行有關資料的盡職審查前替客戶成立公司。
9、繼任安排
假如某公司的唯一董事亦是該公司的唯一股東,公司秘書應建議該唯一董事 / 股東制定繼任安排,委任備任董事。備任董事的詳情,須向公司註冊處申報。
10、良好企業管治
為維持良好企業管治,作為公司秘書,應熟悉公司相關的內部守則和管理事務。亦應留意,公司註冊成立後便持續存在,並具有持續責任,直至公司正式清盤為止。

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